Perkembangan teknologi yang semakin maju membuat segala hal ikut berkembang menyesuaikan perubahan tersebut. Hal ini sudah terjadi selama tahun-tahun belakangan ini. Sudah ada banyak banyak sektor negara maupun swasta yang telah beralih ke segala sesuatu menjadi digital, salah satunya adalah dokumen.
Ada banyak dokumen yang sudah disediakan dalam bentuk
digital, seperti email, e-KTP, e-invoice, dan banyak dokumen penting lainnya.
Dokumen digital yang digunakan umumnya berformat PDF. Semua dokumen-dokumen tersebut
dikirim melalui e-mail atau media sosial lainnya.
 |
| 3 Alasan Pentingnya Digitalisasi Dokumen |
Digitalisasi dokumen memang sudah menjadi salah satu
kebutuhan dari berbagai pihak untuk kebutuhan profesional maupun pribadi,
contohnya seperti digitalisasi dokumen untuk proses distribusi logistik
negara. Hal ini dilakukan bukanlah tanpa alasan. Ada beberapa alasan mengapa
digitalisasi dokumen kini menjadi sangat penting.
Pentingnya Digitalisasi Dokumen
1. Informasi Lebih Mudah Untuk
Disimpan
Ada banyak dokumen penting yang berbentuk kertas, seperti
e-KTP, SIM, KK, akta tanah, hingga surat kepemilikan kendaraan bermotor.
Umumnya kita akan membawa dokumen-dokumen tersebut untuk mengurus dokumen
berbentuk kertas lainnya. Banyak hal bisa terjadi saat kita membawa-bawa
dokumen pentin tersebut, seperti tertinggal di suatu tempat, jatuh, terkena
air, atau bahkan hilang.
Kalau sudah seperti itu, kita harus mengurusnya untuk
mendapatkan kembali dokumen-dokumen tersebut. Proses yang harus dilalui
tidaklah mudah. Dengan adanya digitalisasi dokumen, kita tidak perlu merasa
khawatir akan hal tersebut. Kita bisa mengakses dan mengecek informasinya
langsung dari gadget favorit kita. Kalau dokumen fisiknya hilang, kita masih
bisa mencetaknya kembali kapanpun.
Untuk lembaga dan perusahaan besar, digitalisasi dokumen
bisa membantu mereka untuk meminimalisir kerusakan dokumen akibat bencana.
Apalagi Indonesia juga sudah berkali-kali mengalami bencana alam, seperti gempa
bumi dan banjir.
2. Management Dokumen Lebih Mudah
Berbeda dengan dokumen berbentuk kertas, dokumen digital
tidak memerlukan perawatan khusus. Kita tidak perlu khawatir buku yang
berjamur, kertas yang kotor, atau tempat yang tidak muat. Kalau perawatan
dokumen fisik memerlukan beberapa orang untuk menanganinya, dokumen digital
hanya memerlukan 1 atau 2 orang saja. Itu pun bisa dilakukan melalui alat
elektronik apapun, dimanapun, dan kapanpun.
Dokumen fisik yang berbentuk kertas juga pastinya memerlukan
ruangan khusus dan lemari penyimpanan khusus yang ukurannya tidaklah kecil.
Sementara dokumen digital hanya memerlukan sebuah ruangan server yang sesuai.
Selain itu, proses untuk menemukan dokumen juga menjadi
lebih cepat. Cukup dengan mengetik kata kuncinya, dokumen yang dicari bisa
langsung muncul – semudah mencari informasi dan sumbernya dari Google. Dengan
demikian, proses pengurusan dokumen untuk kebutuhan tertentu juga menjadi lebih
cepat dan mudah.
3. Legalisasi Lebih Mudah
Alasan lain mengapa digitalisasi dokumen menjadi sangat
penting adalah proses legalisasi dokumen yang menjadi jauh lebih mudah. Hal ini
sudah diawali dengan pengadaan dokumen kependudukan di Indonesia yang hanya
dicetak pada kertas HVS biasa, dengan dibubuhkan QR code yang menjadi pengganti
otorisasi tanda tangan. Sistem tersebut juga memudahkan pengecekan apakah
dokumen yang ada itu asli atau bukan.
Selain itu, apabila dokumen penting yang dibutuhkan hilang, Anda tetap bisa mengakses informasinya, seperti mengecek nomor KK ataupun detail informasi lainnya dari perangkat elektronik Anda. Jika Anda memerlukan dokumen tersebut untuk dikirim, Anda juga tidak perlu mengingat-ingat dimana Anda meletakkannya. Dalam hitungan hitungan detik atau menit saja, Anda sudah bisa mendapatkannya. Untuk itu, jangan tunda untuk mendigitalisasi dokumen Anda melalui website ini.